哈尔滨商业大学印信管理按照归口管理，秉承谁主管谁负责，校领导审批或校领导授权审批的原则使用。用印单位或个人须填写《哈尔滨商业大学用印审批单》，经单位负责人和主管部门负责人审核，并经校领导审批或校领导授权审批后用印。

（一）哈尔滨商业大学印章使用管理及审批

1．以学校名义上报或下发的公文及重要函件等，经主管校领导签发文件后用印。

2．毕业证书、结业证书、进修证书、肄业证书、毕业证明书，经主管部门审核,主管校领导签字后用印。学位证书必须经学校学位委员会通过主管校领导签字后方可用印。毕业生登记表、学位论文答辩材料、招生录取通知书等经主管校领导授权主管部门负责人审批后用印。

3.学校颁发的奖励证书、奖状等用印，经学校发文或主管校领导审批后用印。

4.各类聘书（客座教授、兼职教授）等用印，经人事处负责人审核签字，经主管校领导签批后用印。

5. 学校各部门重要事项的报告、申请、报表等材料用印，经主管校领导签批后用印；常规事项报告、申请、报表等材料经主管部门负责人审批后用印。

6. 学校出具的各种证明，如学历证明、在职证明、工资证明、房产证明等用印，由学生或职工所在单位负责人签字，经主管职能部门负责人审批后方可用印

7.教学、科研等部门上报的各类材料，申请项目、课题、基金、专利及成果推荐等用印，经主管校领导授权主管部门负责人审批后方可用印。

8.由法人代表签订的协议、合同及法人代表委托主管副校长签订的其它协议合同等，经校长或主管副校长签批后用印。

9．以学校名义签订的科研协议书、合同书，纵向科研课题的协议书、合同书经主管校领导授权相关单位负责人审批后用印;横向科研课题的协议书、合同书经主管校领导签字后用印。

10.用于财务及法律诉讼等方面的各类委托书，经主管校领导审批后用印。

11．购置教学、科研进口仪器设备办理政府采购、海关减免税相关业务申请书用印，经资产管理处负责人审批后用印。

12.办理因公出国审批手续、外事方面邀请函、留学生来华手续等用印，经主管校领导授权国际合作处负责人审批后用印。

13．贷款合同、财务决算、财务报表、个人公积金提取等用印，经主管校领导授权财务处负责人审批后用印。

14. 购置新车、车辆过户、年检、报废、办理牌照、保险索赔等用印，经主管校领导授权相关部门负责人审批后用印。

15．校办企业资产评估、投资项目、工商年检等用印，经主管校领导审批后用印。

16．基建工程、报建材料、工程备案表、土地划拨、承诺书、固定资产投资报表等用印,经主管校领导审批后用印。

17.期刊、报纸年审、部门年检报告用印，经本部门负责人审批后用印。

18．其它未授权事宜用印，由相关主管部门负责人审核，经主管校领导审批后用印。

19.使用法人证书复印件，经本部门领导审批后方可使用。

20.开具介绍信，经本部门领导审批后方可开具。

（二）哈尔滨商业大学钢印使用管理及审批

学校钢印用于加盖各类证书照片的压印，不能作为文件、介绍信及其他票据凭证的有效标志。

1．工作证、职称证、离退休证、学生证等用印，经主管校领导授权人事处、研究生院、教务处、学生工作部（处）、国际文化教育学院、成人教育学院负责人审批后办理用印。

2．毕业证书、学位证书、肄业证书、结业证书和进修证书等用印，经主管部门负责人审核，主管校领导签字后用印。